O tecnólogo em documentação é um especialista em informação documental, que organiza e gere, segundo métodos rigorosos, todas as categorias de documentos conservados nos diferentes ambientes documentais dos setores públicos, para-públicos e privados.
O tecnólogo em documentação está capacitado para trabalhar nos diferentes ambientes documentais (centros de documentação, centros de gestão de documentos administrativos, centros de arquivos, bibliotecas e livrarias) nos quais terá que desempenhar um papel que poderá variar em termos de responsabilidades conforme o tamanho do estabelecimento. Nos ambientes documentais muito hierarquizados, pode ser designado para se encarregar de tarefas exclusivamente técnicas, dado que trabalha sob a responsabilidade de um profissional da documentação. Nos ambientes documentais mediamente hierarquizados, é frequentemente designado para assumir a responsabilidade de um serviço, como os de empréstimos, publicações em séries ou biblioteca audiovisual. Em ambientes documentais pequenos, executa geralmente todas as tarefas relacionadas à sua função, além de assumir todas as responsabilidades que são da competência do profissional da documentação. Nesse contexto, deve gerir, da forma mais eficaz possível, o fundo documental de que é responsável, assim como seu tempo e os diferentes recursos disponíveis.
O tecnólogo em documentação executa todas as tarefas relacionadas com a cadeia documental, que inclui as aquisições, a descrição dos documentos (incluindo a indexação e a classificação), o arquivamento, o processamento material de documentos e, por último, a divulgação de documentos (incluindo o empréstimo, a referência, a animação e a promoção dos serviços).
Executa essas tarefas em ambientes tanto manuais como informatizados. Num ambiente informatizado, deve utilizar softwares documentais que servem para a gestão corrente, interrogar bases de dados, sejam elas bibliográficas, factuais, textuais ou de multimídia. O domínio da tecnologia da informação deve fazer parte das habilidades desse tecnólogo. O tecnólogo em documentação também executa tarefas relacionadas com a gestão dos documentos, sejam eles ativos, semiativos ou históricos. Sua formação específica lhe permite implantar ou participar da implantação de um sistema, gerir os documentos administrativos, aplicar o calendário e processar um fundo de arquivos históricos.