El técnico en documentación es un especialista de la información documental que, siguiendo métodos rigurosos, organiza y gestiona todas las categorías de documentos conservados en los diversos medios documentales de los sectores público, parapúblico y privado.
El técnico en documentación está formado para trabajar en diversos medios documentales (centros de documentación, centros de gestión de documentos administrativos, centros de archivo, bibliotecas y librerías) donde deberá jugar un papel cuyas responsabilidades podrán variar de acuerdo con el tamaño del establecimiento. En los medios documentales muy jerarquizados, se le asignan tareas exclusivamente técnicas ya que trabaja bajo la responsabilidad de un profesional de la documentación. En los medios documentales medianamente jerarquizados, a menudo asume responsabilidades de un servicio como por ejemplo el préstamo, las publicaciones en serie o la audio-videoteca. En los medios documentales pequeños, ejerce a menudo tareas relacionadas con su función además de asumir todas las responsabilidades propias del profesional de la documentación. En este contexto, debe administrar lo más eficazmente posible el fondo documental del que es responsable; también debe administrar su tiempo, así como los diversos recursos disponibles.
El técnico en documentación lleva a cabo todas las tareas relacionadas con la cadena documental, que incluyen las adquisiciones, la descripción de los documentos (inclusive la indexación y la clasificación), la categorización, el tratamiento material de los documentos y finalmente la difusión de los documentos (incluyendo el préstamo, la referencia, la animación y la promoción de los servicios).
Ejecuta sus tareas tanto en un medio manual como en uno informatizado. Dentro de un medio informatizado, debe utilizar programas de documentación para la gestión actual y para hacer consultas en bases de datos bibliográficas, factuales, textuales o multimedia. El dominio de las tecnologías de la información debe formar parte de las habilidades de este técnico. El técnico en documentación también cumple tareas relacionadas con la gestión de documentos, ya sean activos, semiactivos o históricos. Su formación específica le permite implantar o participar en la implantación de un sistema, manejar documentos administrativos, aplicar el calendario y procesar un fondo de archivos históricos.